Die Verwaltung kostet deutsche Unternehmen Zeit und Geld. Über die Hälfte ist nun gewillt, die Prozesse zu digitalisieren.

Deutsche Unternehmen setzen auf veraltete Zahlungsmittel. Knapp die Hälfte der Mitarbeiter begleicht Rechnungen aktuell durch eine Banküberweisung. Einfache wie digitale Wege des Bezahlens, etwa mobil mit dem eigenen Smartphone oder mit der eigenen intelligenten Firmenkreditkarte bilden die Ausnahme. Fast jedes fünfte deutsche Unternehmen verfügt über gar keine Firmenkreditkarte – Höchstwert in allen fünf analysierten Ländern – in weniger als fünf Prozent der Unternehmen haben mehr als drei Viertel der Mitarbeiter eigene Firmenkreditkarten. Nur in Großbritannien verweigern Unternehmen ihren Mitarbeitern noch häufiger eine eigene Firmenkreditkarte.

„Einzelne Banküberweisungen fressen Zeit und kosten dadurch viel Geld. Außerdem sind sie fehleranfällig – etwa durch die erforderliche Eingabe einer 22-stelligen IBAN – und erfordern hierarchische Prozesse, weil einzelne Mitarbeiter keinen Zugriff auf das Konto haben und sich daher auch für Mini-Beträge erst an die Verantwortlichen wenden müssen. Dadurch führen teilweise Cent- und Euro-Beträgen zu einem internen Rechnungs-Ping-Pong“, so André Reimers, Vertriebsleiter Deutschland von Pleo.

Jedes fünfte Unternehmen verliert monatlich eine Woche für die Buchhaltung

Entsprechend viel Zeit investieren deutsche Unternehmen dafür, ihre Ausgaben zu administrieren: Über zwei Drittel aller Unternehmen benötigen dafür monatlich einen Arbeitstag oder länger, jedes fünfte Unternehmen monatlich sogar eine Woche oder mehr.

Signifikant eingebunden in die Buchhaltung sind in fast jedem fünften Unternehmen Geschäftsführer. In knapp 38 Prozent der deutschen Unternehmen liegt das Durchschnittsgehalt der Angestellten, die mit der Buchhaltung vertraut sind, bei über 2.500 Euro.

„Diese Arbeitszeit spiegelt sich in entsprechenden fortlaufenden Kosten wider. Das Top-Management und die Geschäftsführung sind wesentlicher Bestandteil, um im Rahmen veralteter analoger Prozesse Kontrolle und Qualität zu gewährleisten. Gerade diese zentrale Funktion können intelligente Lösungen sogar besser übernehmen – und gleichzeitig das Vertrauen untereinander stärken“, so Jeppe Rindom, Geschäftsführer und Mitgründer von Pleo. „Die gute Nachricht: Den Unternehmen ist ihr Aufholbedarf bewusst. Wir gehen davon aus, dass die intelligente Digitalisierung aller Unternehmensausgaben vor dem Durchbruch steht.“

Digitaler Aufholbedarf: Jedes zweite Unternehmen gewillt Prozesse zu ändern

Deutsche Unternehmen haben den Mehrwert neuer Strukturen erkannt. Mehr als jedes zweite – über 54 Prozent ist gewillt – neue Prozesse für das Administrieren von Ausgaben einzuführen, 16 Prozent sind noch unentschlossen was Prozessänderungen angeht. Das ganz grundsätzliche Vertrauen in digitale Zahlungsmittel ist mit 94 Prozent entsprechend hoch (nur sechs Prozent lehnen das Vertrauen ab). Gleiches gilt aber auch für den Aufholbedarf: Aktuell halten lediglich 42 Prozent der Unternehmen ihre gegenwärtigen Prozesse für effizient. Dennoch setzt bis dato nur ein Viertel der Unternehmen auf digitalisierte Lösungen.

„Wir sind guter Dinge, dass sich die Diskrepanz zwischen tatsächlich einerseits de facto implementierten und andererseits dem Bedarf an digitalen Lösungen rasch verringert. Jeden Vierten stressen unsere analogen manuellen Kostensysteme emotional. Knapp zwei Drittel vertrauen ihren Mitarbeitern unter bestimmten Bedingungen, verantwortungsvoll mit Firmengeldern umzugehen – nahezu jedem Fünften leitenden Angestellten sogar ohne ihnen Limits zu setzen. Intelligente digitale Plattformen bergen daher nicht nur das Potenzial, Prozesse zu automatisieren, sondern auch, eine vertrauensbasierte nachhaltige Unternehmenskultur nachhaltig zu stärken. Rund ein Drittel der Befragten betont vor diesem Hintergrund Faktoren wie Transparenz und Kontrolle”, ergänzt André Reimers.

Pleo befragte gemeinsam mit YouGov im Oktober 2020 3.096 Unternehmensentscheidern mit Budgetverantwortung (Vorstand, Geschäftsführung, Finanzleitung, Management und Direktion, Teamleitung), darunter branchenübergreifend auch 512 Personen in Deutschland.

Thomas Brummer war bereits für das Anlegermagazin "Der Aktionär" und das Verbraucherportal biallo.de tätig. Zudem hospitierte er in der Wirtschaftsredaktion der Rheinischen Post in Düsseldorf. Seit 2018 ist er Mitglied der Redaktion und seit 2020 als stellvertretender Chefredakteur für das Anlegerportal extraETF.com und das Extra-Magazin verantwortlich. Er verfasst zudem regelmäßig Beiträge auf geld-digital.de.